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안녕하세요. 윤 진이입니다.
이 동영상은 KLCX의 모임 및 이벤트를 준비하고 공지하는 방법을 설명해 드리기 위해 만들었습니다.
--------------- 소개 (0:08)
KLCX의 운영자 및 스태프는 모든 두 공식 칼렌더를 보거나 사용할 수 있는 특권을 누리시게 됩니다.
즉, 각 칼렌더에 모임내용을 추가나 삭제, 또는 바꿀 수 있게 됩니다.
이것을 전문용어로는 “퍼미션(permission)”이라고 합니다.
소속하여 운영해 주시고 있는 그룹에 따라, 이 퍼미션의 종류나 등급이 다를 수도 있는데요.
이에 대해서는 다음 기회에 설명해 드리겠습니다.
자, 그럼 우선 칼렌더를 사용하시기 전에 몇 가지 필요한 것을 갖추셨나 짚고 넘어가겠습니다.
// Agenda //
--------------- 사전 준비: 구글 구좌를 여세요 (0:50)
우선 제일 처음 필요한 것은 구글 구좌입니다.
아마 이미 가지고 계시는데 모르고 계시는 분도 계실거에요.
구글에서는 여러가지 서비스를 제공하고 있는데요. 그 중에는 지메일(Gmail), 유툽, 피카사, 블로거, 블로그스팟, 구글플러스, 놀 등등 많습니다.
그 중 하나라도 써 보셨다면 이미 구글 구좌를 가지고 계신 것입니다. 구글 제품은 여기 가면 보실 수 있습니다: http://www.http://www.google.com/options.
그럼 구글 구좌를 새로 여는 방법을 보여드리겠습니다.
우선 브라우저를 열고 google.com으로 가세요. 오른쪽 상단에 있는 Sign in이라는 링크를 누르세요.
그리고 오른쪽 상단에 있는 "Sign up for a new google Account."를 누르세요.
그리고 이 페이지를 작성하세요.
------------------------- 사전 준비: 구글 칼렌더를 작동시키세요. (1:47)
(1:47)
이미 구글 칼렌더를 쓰신 일이 없다면 지금 작동시키세요.
우선 구글 구좌에 로그인 하세요. 저는 KLCX의 구좌로 로그인해서 보여드리겠습니다.
로그인 한 후 구글 칼렌더로 가세요. 주소: http://google.com/calendar
여러분의 구글 칼렌더는 지금 보시는 화면과는 조금 다를 것입니다.
우선 저는 이미 칼렌더를 많이 사용해서 뭐가 꽉 차 있구요. 여러분 것은 비어 있지요?
처음 칼렌더를 쓰시는 분에게는 사용 방법을 알려주는 말풍선이 여기저기 나타날 것입니다.
그 말풍선을 읽어보시고 여기 저기 눌러도 보세요. 구글 칼렌더가 아주 잘 되어 있어서 앞으로도 쓸 일이 많을 것입니다.
------------------------- 사전 준비: KLCX 칼렌더에 퍼미션 받기 (2:48)
다음 단게는 KLCX의 공식 칼렌더를 쓸 수 있는 퍼미션을 받으셔야 합니다.
어떻게 하느냐구요? 제게 말씀해 주시면 됩니다.
사용하실 칼렌더의 퍼미션 설정을 제가 다 해 드리겠습니다.
------------------------- 운영진 전용 칼렌더를 확인하세요. (3:08)
모임을 주선 전에, 어느 이벤트가 이미 준비 중이고 어느 날짜가 비어있는지 확인해야 하겟지요?
그럼 브라우저를 열고 다음 주소로 가보겠습니다. http://KoreanLA.blogspot.com/p/precalendar.html
주소가 좀 길지요? 간단하게 가는 방법이 있어요.
우선, 공식 웹싸이트 주소로 가세요: KoreanLA.org
오른쪽 “Calendar of Events”에 있는 달력그림이나 링크를 클릭하세요.
그리고 주소칸에 올라가셔서 calendar 앞에 pre를 쳐 넣으세요.
(pre는 “전(前)”이라는 뜻입니다.)
새 precalendar 페이지가 뜨면, 아래로 쭉 내려가셔서 운영진 전용 칼렌더를 보세요.
여기서 달력에 임시로 적어 놓은 이벤트, 확인되어 공지된 이벤트, 한국과 미국의 공휴일이나 특별한 날도 한 눈에 보실 수 있습니다.
KLCX의 공인 운영진이라서 여러분은 이 페이지를 방문하실 때 다음의 오류 메시지가 보이면 안됩니다. 여기 이 빨간색으로 나타나는 오류 메시지인데요.
혹시 이 오류 메시지가 보이시거든,
먼저 구글 칼렌더 페이지에 로그인 하신 후 이 페이지를 다시 방문해 주세요.
잠깐! 사용 힌트를 드리겠습니다.
바로 이 페이지 오른쪽 상단에 있는 Sign in을 통해 로그인 하시고 그래도 오류 메시지가 보인다고 하시는 분이 가끔 계시는데요.
이 페이지에서 로그인하시면 구글 칼렌더에 로그인하는 것이 아니라 이 페이지 주소인 블로그스팟에 로그인하시는 것입니다.
그러니 구글 칼렌더로 가셔서 로그인을 먼저 하세요. 주소는 아까와 같은: http://google.com/calendar
이제 칼렌더를 볼까요. 노란색은 아무래도 좀 흐리게 보이지요? 임시 모임을 적어서 날짜를 막아놓은 것이구요.
각 파락색 종류는 확인되고 공지된 모임입니다. 한국 및 미국의 각 공휴일 및 특별한 날짜도 파란색 종류입니다.
해당 이벤트를 한 번 클릭하시면 자세한 내용을 볼 수 있습니다.
------------------------- 임시로 날짜와 모임 예약해 놓기 (5:40)
자, 이제 하고 싶은 이벤트 아이디어가 있으시지요? 우선 간단히 칼렌더에 날짜를 막아서 예약해 주세요.
우선 구글 칼렌더에 가세요. 주소는: http://google.com/calendar
사용 힌트: 공식 칼렌더 하단에 보시면 Google Calendar라고 쓴 그림이 있어요. 그 그림을 클릭하시면 새로운 창이나 탭이 열리고 구글 칼렌더가 뜹니다.
왼쪽에 보시면 My Calendars와 Other Calendars라고 있습니다. (한국어 페이지면 한국어로 쓰여 있겠지요?
Other Calendars아래 달력 중 두 가지를 이제 사용하게 되시는데요. 하나는 KoreanLA Events이고 또 하나는 KoreanLA Pending Events입니다.
이 화면에는 KoreanLA Events가 My Calendars 아래에 있네요. 왜냐하면 제가 만든 칼렌더거든요. 제가 만든 주인이니 My Calendars에 있을 수 밖에요.
어째든, 여러분 달력에는 Other Calendars 아래 둘 다 있을 것입니다.
자, 이제, 하고 싶은 모임이나 정모가 있다고 있으시죠? 우선, 위 “운영진 전용 칼렌더(Precalendar)”에 가셔서
중복되는 모임은 없는지, 다른 날짜나 이벤트와 충돌은 없는지를 확인해 주셔야 합니다.
Sometimes we have pending events that didn't 제가 한 번 더 직접 물어봐 주시면 도움이 크게 됩니다. 미처 칼렌더에 올리지 못하는 것도 가끔 있거든요.
문제가 없으면 이제 날짜와 이벤트를 예약할 차례입니다.
구글 칼렌더 아무데나 툭 찌르시면 뭐가 뜹니다. 그러면 Edit Event를 누르세요.
지금은 미확인 된 날짜와 모임을 예약하는 것 뿐입니다. 그래서 이번에 사용하실 칼렌더는 “KoreanLA Pending Events”입니다 (Pending = 미확인)
보이는 이 페이지에 Calendar를 찾으셔서 옆에 있는 아래로 간 화살표를 누르시면 메뉴가 떨어집니다.
여기서 KoreanLA Pending Events를 선택하셔야 합니다.
모임 제목을 쓰세요. 다른 운영진들이 보고 쉽게 이해할 수 있을 만큼만 자세히 써 주세요.
제목을 잘 쓰면 무슨 다른 분들이 중복된 모임도 피할 수 있게 되고,
같은 날이나 가까운 날에 비슷한 충돌이 생기는 이벤트도 피할 수 있게 됩니다.
가능하다면 이벤트를 같은 날, 전후로 할 수도 있게 되는 팀 프로젝트도 계획될 수 있습니다.
이벤트가 어느 지역에서 있을지 Where에 써 주세요.
저희 모임은 샌터난도 밸리, 로스 엔젤레스, 어바인, 오렌지 카운티 등 일일여행을 다녀오는 일 조차도 있기 때문에
어느 지역에서 이벤트가 있을지 적어주시면 아주 큰 도움이 됩니다.
Description에는 모임 주선자 및 연락 담당인의 이름을 확실하게 써 주세요.
혹여 다른 운영진이 필요하면 연락을 취해야 할 일이 있어야 하기 때문입니다.
Reminder는 모임을 잊지 말라는 알람인데요. 다 지워주세요.
"Show me as" 는 Busy로 해 주시고 "Privacy" to Default에 그대로 놓아 주세요.
"Save"를 눌러 저장해주시면... 축하합니다! 모임을 예약하셨습니다.
------------------------- 모임 확인: 공지하고 공공/회원 칼렌더로 옮기기 (9:35)
자, 이제 모임이 준비되셨으면 정식으로 공지하고 회원 및 만인이 볼 수 있는 칼렌더에도 올리겠습니다.
구글 칼렌더로 가셔서 모임을 예약하실 때 만드셨던 바로 그 아이템을 클릭하시면 아이템이 열립니다.
필요한 모든 내용을 업데이트 하셔서 회원이나 넷티즌이 쉽게 볼 수 있도록 해 주세요.
그리고 다음 단계가 아주 중요한데요.
Calendar에 있는 아래화살표를 누르신 후 KoreanLA Events라는 달력을 선택해 주세요.
여기 알람은 주로 두 개를 넣는데요. 효과가 아주 좋아요. 하나는 1주일에서 이틀 전으로 합니다. 한 주 계획을 다시 확인 하시라는 뜻에서요.
또 하나는 1-2시간 전에 합니다. 운전해 오셔야 할 분을 위해서입니다.
"Show me as"는 Busy로, "Privacy"는 Default로 그대로 놓아 주세요.
이제 이벤트가 공공 칼렌더에 정식으로 게시되었습니다.
이것을 확인하시려면, KoreanLA.org에 가셔서
Calendar of Events 아래의 링크나 그림을 누르시면 정식 회원/공공 칼렌더가 열리니 확인해보세요.
기억해 주실 것은: 이 칼렌더는 “공공 칼렌더,” 즉, 세상 사람이 모두 볼 수 있는 칼렌더입니다.
그러니 잘 이해하고 볼 수 있도록 모임 공지를 간단하게 잘 요약해 주시고,
절대로 개인 정보가 실수라도 남아있지 않도록 신경써 주세요.
정원 및 참석 회칙 준수를 위해, 모임의 장소는 참석확인을 해 주신 분에게만 알려주세요. 또는 참석 회비를 사전 납부해 주신 분에게만 알려주세요. 이렇게 하시면 오시는 회원은 물론, 모임을 주선해 주시는 여러분의 시간도 낭비가 안되고 기타 비용도 극소화할 수 있습니다.
------------------------- 모임 취소하기 (12:12)
모임을 취소해야 하나요?
이 가이드를 보여드리기 전에, 꼭 아셔야 할 것은:
이미 공지된 이벤트는 취소하는 일이 없도록 하는 것을 원칙으로 하고 있습니다.
이벤트를 취소하면 몇 가지 문제점이 생깁니다.
첫째, 회원들이 이벤트를 주선하신 당사자를 믿지 않기 시작하고 (“취소할지도 몰라...”라고 생각합니다)
둘째, 차후 취소하신 분의 이벤트 참석률이 떨어지기 시작합니다.
세째, 이 그룹 자체의 회원 호응도가 떨어지기 시작합니다.
저희 그룹이 생긴 이후로 지금까지 공식 허락된 이벤트 취소는 3번뿐이었는데요. 한 번은 9/11때문이었고, 또 한번은 회원이 돌아가셔서였답니다.
모임 운영에 문제가 생기시면, 본 디렉터나 해당 그룹의 Head Organizer (운영자)에게 연락을 취하시고,
대신 모임 운영을 해 주실 수 있는 분을 함께 찾아봐 주세요.
그래도, 모임을 취소해야 할 일이 생길 수 밖에 없을 때도 있겠지요.
우선 구글 칼렌더에 가셔서, 해당 이벤트를 여세요.
제목 제일 앞에 대문자로 "CANCELLED:" 라고 추가해 주세요.
"Show me as"를 Available로 바꿔주시구요, (왜냐하면 이제 빈 시간이니까)
Description에는 제일 위에 취소 공지, 취소 이유, 그리고 회원들에게 미안하다는 말 한마디 적어 주세요.
그리고 옛 공지 위 (사과 공지 아래)에 다음을 추가해 주세요. "--- OLD ANNOUNCEMENT. PLEASE IGNORE ---"
loop. This also documents the history of this group.
알람(Reminders)는 모두 삭제해 주세요.
이제 저장하시면 됩니다. 공공/회원 싸이트에 모임 취소가 제대로 나오는지 확인해 주세요.
!!! 중요 !!! 모임 취소가 있을 경우... 절대로! 절대로! 모임을 칼렌더에서 삭제하지 마세요!
공공에게 이 이벤트는 취소되었다고 확실하게 알려야 하기 때문입니다.
이벤트를 삭제해 버리시면, 회원들은 이벤트가 취소가 되었다고 생각하지 않습니다.
구글 칼렌더나 인터넷 콘넥션등에 이상이 있다고 생각하기도 하기도 하구요.
그래서 이전 공지를 그래도 두면 회원 여러분이 가고자 했던 모임이라는 것을 알 수 있고,
CANCELLED라고 써 놓으면
그 이벤트가 취소된 것이라는 것을 회원들이 확인할 수 있게 됩니다.
마지막으로, 해당 그룹에게 보내야 할 "Notice of Cancellation"을 잊지 말아주세요.
게시판 및 블로그의 관련 공지 등도 업데이트 해 주세요.
------------------------- 감사합니다! 안건이나 질문 환영합니다. (14:33)
여기까지가 오늘의 동영상 안내였습니다.
질문이 있으시면 전화나 이메일이나 문자 해 주세요. 안건과 제안도 적극 환영합니다.
마지막으로, 운영진 및 스태프로 봉사해 주셔서 진심으로 감사드립니다.
이 칼렌더를 사용함으로써, 모임을 효과적으로 주선하실 수 있다면 좋겠습니다.
KLCX 및 KoreanLA를 항상 기억해 주시고 널리 전해 주세요.
그럼 다음 모임에서 뵙겠습니다�