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예산은 어떻게 세울까요?
예산을 세우는 것은 TEDx 행사에서 가장 중요한 일 가운데 하나입니다.
물론, 손해를 보고 싶지 않으시겠죠.
보통 일부 스태프에게나
장소, 기술 장비, 음식, 통신에 들어가는 비용은 지불해야 합니다.
수입은 입장권 판매와 스폰서를 통해 올릴 수 있습니다.
따라서, 계획을 세우는데 시간을 들이도록 하세요.
예산은 자주 조정해야 합니다. 그리고 주변의 TEDx 기획자들에게 도움을 청하세요.
우선 비용을 보도록 할까요.
유능한 스태프는 아주 중요합니다.
여러분과 팀이 더 많은 역할을 맡을수록 더 좋습니다.
그 밖의 일들은 자원 봉사자들을 활용하세요. 파트너에게는 무급 봉사라는 것을 알려주세요.
그리고 강연자에게는 강연료를 지불하지 않습니다. 이것은 TEDx 의 규칙입니다.
하지만 여비와 숙박료, 식사비 등은 제공해야 합니다.
실제 행사에는 좋은 장소를 빌려야 합니다.
만약, 이번이 첫번째 TEDx 행사라면, 중소형 장소로 시작하세요.
빈자리가 생기는 것보다는 강당이 꽉 차는 것이 좋습니다.
장비 대여료와 스태프에게 줄 급여, 그리고 운송 비용을 항상 계산에 포함시키세요.
기억하세요. 먼 곳에 장소를 빌리면 운송 비용이 많이 듭니다.
보험이나 허가가 필요하세요?
그리고 행사를 마친 후, 청소 비용도 고려하세요.
행사에 대한 기술적 개념을 항상 기록해 주세요.
현장 강연 시스템과
프로젝터, 화면, 마이크, 음향, 조명과 노트북 컴퓨터 등이 필요합니다.
기록을 위한 비디오 카메라도 반드시 준비해야 합니다.
또한 사진을 찍을 사진사도 필요하지요.
조심하세요. 행사 이후의 비용이 종종 모자라게 계산되기도 합니다.
라이브 스트림을 원하시면 반드시 빠르고 믿을 만한 인터넷 연결을 확보하세요.
어떤 장비가 사용 가능하고 그 장소에 이미 비치되어 있는지를 확인하세요.
다른 장비를 더 빌려야 하나요?
TEDx 행사의 쉬는 시간에 음식과 음료를 제공하면 좋습니다.
음식을 준비하는데 드는 비용을 계산하려면
예상 참가자의 수에 1인당 비용을 곱해야 합니다.
음식의 양과 질은
당일 행사 시간과 소요되는 시간에 따라 결정하세요.
비용을 줄이려면 부페 형식의 음식 대신에 가벼운 스낵이나 간식으로 대체하시면 됩니다.
스폰서가 음식에 드는 비용을 줄이는데 도움을 줄 수도 있습니다.
참가자를 늘리려면 홍보 수단을 고안하고 만들어내야 합니다:
초청장이 첨부된 이메일,
광고물, 웹사이트, 뱃지, 그리고 프로그램 책자같은 것들이 있겠죠.
무대와 화면에는 TEDx 로고가 포함되어있어야합니다.
직업적인 디자이너와 함께 일할 수 있으면 좋습니다.
그러면 결과물이 훨씬 좋아보일거에요.
제작과 우편 비용, 그리고 광고 설치 비용을 계산하세요.
여러분들의 주요 수입원은 입장권 판매입니다.
자리수가 아니라 예상 관중수에 생각중인 입장료를 곱합니다.
입장권은 더 많은 관중을 모을 수 있도록 적절하게 낮은 가격이어야 합니다.
혹시 있을지 모르는 무료 입장권을 계산해야한다는 것도 염두에 두세요.
강연자나 팀, 기자나 스폰서를 위한 초대권이요.
최종적으로는 물론 비용과 수입의 균형이 맞아야만 합니다.
만약 그렇지 못하다면, 스폰서가 추가적인 비용을 지원해도 괜찮습니다.
최종적으로 예산을 결정하기에 앞서
동료 기획자들과 아이디어와 경험을 공유하고 이야기를 나누는 것이 좋습니다.
TEDx 행사를 위한 예산 계획이 성공적이기를 바랍니다.
[TEDx베를린 제작]
[프로듀서/강연: 스테판 발처(Stephan Balzer)]
[그림: 마빈 클리포드(Marvin Clifford)]
[연출: 마르코 토하우저(Marko Thorhauer)]
[음향: 라스 담(Lars Damm)]